Forårsoprydning i mailboksen

29. maj 2009 | Skrevet af Dann

Jeg har længe haft et ønske om at få styr på alle mine gamle mails, som jeg har sendt gennem tiden. De forskellige mails har ligget gemt i forskellige filer i forskellige formater, og et par af de arkiver med mails jeg har, virkede ikke længere.

Den 22. maj besluttede jeg mig for at det skulle være slut. Derfor gik jeg igang med den store forårsoprydning i mine mailarkiver. Det tog ret lang tid inden jeg havde fået samlet mailsene på en måde, så de kan blive fundet igen.

Desværre viste det sig at en af mine pst filer (filformat som Outlook bruger) ikke virkede. Efter et par timers søgning på Google fandet jeg adskillige værktøjer,  som mente de kunne løse problemet. De tilbød alle en prøveversion, der kunne hente de første 100 mails. Jeg prøvede alt det software jeg kunne finde og endte med at konkludere, at der kun var én leverandør der havde noget software, der kunne løse mit problem.

Da jeg er “lidt” perfektionistisk, så kan jeg ikke leve med at der ikke er 100% styr på mine mails, når jeg nu havde besluttet, at der skulle være det. Derfor købte jeg programmet og fik, efter den havde tygget på det en del timer, fikset problemet og hevet næsten alle de mails (og andre ting) der lå i den ødelagte pst fil ud… så nu er der styr på mine historiske mails.

Til at reparer den ødelagte fil brugte jeg “Disk Doctors Outlook Mail Recovery(.pst)“. Et program som jeg nu har købt og varmt kan anbefale. Det er lidt dyrt (omkring 800,- kr.), når man tænker på at det kun skulle bruges én gang. Men sådan er der jo så meget…

Efter at have fået fat på alle mine mails viste det sig, at jeg havde en del dubletter blandt mine mails. Det problem ville jeg også gerne have løst så søgninger og ligende kun gav det rigtige resultat. Det blev løst med et værktøj, der hedder ODIR (Outlook Duplicate Items Remover), som meget snedigt fjerner alle dubletter. Til at starte med var jeg bekymret over, om det nu fik slettet for meget, men efter at have lavet et manuelt check af de første 100 dubletter var jeg overbevidst om, at den gjorde det rigtigt. Programmet kan anbefales til at løse dubletter i Outlook.

Samtidig med forårsrengøringen i min mailboks installerede jeg også et lille værktøj, der er super godt til at lave hurtige søgninger i mails og til at holde styr på ens kontakter. Værktøjet hedder Xobni og burde egentlig være en standard del af Outlook. Heldigvis kan man installere det separat. Det opsamler automatisk alle de samtaler man har med folk, holder styr på filer man udveksler, opsamler telefonnumre, integrer med LinkedIn, Facebook og meget meget mere. Hvis man bruger Outlook meget, så kan det varmt anbefales.

Alt i alt har jeg nu fået styr på mine private mails. Orden er godt 🙂

Årsagen til at jeg gik igang med dette lille projekt er egentlig en sjov historie, der blandt andet involverer, at jeg skulle bruge en af de mails, der var forsvundet… men mere om den historie en anden gang.

/Dann

4 kommentarer til “Forårsoprydning i mailboksen”

  1. Dann siger:

    Den lille sjove historie skyldes at jeg engang tilbage i januar 2004 snakkede med en på Århus Købmandsskole om muligheden for at være underviser på Merkonom uddannelsen, som det hed dengang.

    På det tidspunkt manglende jeg en kandidateksamen og kunne derfor ikke komme i betragtning. Nu hvor jeg for et stykke tid siden fik min kandidat så syntes jeg det kunne være lidt sjovt at skrive tilbage til ham og sige “nu er den så på plads”.

    Det er naturligvis langt fra hele årsagen til at jeg tog min kandidateksamen, men det har bestemt gjort en lille forskel. Jeg vil utroligt gerne arbejde med undervisning/formidling af min viden ved siden af mit normale arbejde (det har på nuværende tidspunkt ikke min interesse som fuldtidsbeskæftigelse). Da det viste sig at man skulle have en kandidat så var det en medvirkende årsag til at jeg tog den.

    /Dann

  2. Jan siger:

    Tillykke med forårsrengøringen 😀

  3. Dann siger:

    @Jan

    Tak, det har ventet i en del år efterhånden, så det er en rar fornemmelse at have det på plads. Man er vel lidt overdrevet ordensorienteret på noven punkter 🙂

    /Dann

  4. Jan siger:

    Gid jeg kunne overskue at være det 🙂